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仕事が出来る人に変身する「今書く引継書」で仕事力を上げる方法

今すぐ引継がなくても、引継書を書きましょう

引継書を書くと、自然と仕事力が上がります。

新しい仕事に代わっても、直ぐに引継書を書くことにより、課題が明確になり
課題解決の対応策を誰よりも早く出来ます。

すると、営業の場合では、営業力が上がり、営業成績が良くなり、出世しますよ。

新人 仁さん
山田さん、引継書って書くのが面倒なんですけど。

山田係長
仁、引継書を書くことは本当に重要だよ。引継書は問題解決方法の手段でもあるからね。

新人 仁さん
わかりましたよ。書きますよ。ところで、引継書って実際はどんなものですか?

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1、引継書とは

今行っている業務を、他の誰かに引き継ぐ「業務引継書」の事

① 一般的に引継書を書くケース

・自分が職場移動で業務が他の人に代わる場合

・自分が転職をして、他の人に今の仕事を任せるケース

・職場は同じでも、担当業務が代わるケース

・職場に新たな人が来て、自分と一緒に業務を行うケース

② 業務引継書の内容とは

・今行っている業務の事柄を相手に伝える事

・業務の流れや順番を、素人にでもわかるように伝える事

・営業であれば、顧客との自社の関係や、面会する顧客の名前、役職、仕事内容等を
 を伝える事

・現在の業務の課題を相手に伝える事
 課題解決の途中であっても、これまでの経緯や背景、今後の解決方法を伝えます

新人 仁さん
山田さん、僕の業務は今のままなんですけど、何故、引継書を書かなくてはいけないんですか?

2、引継書を引き継がないのに作成する意味は?

山田係長
その意味はね。大きく2つあるんだよ。

① 課題解決の手法

・今の営業の課題が客観的に何かわかります。

山田係長
引継書だから、客観的に書くので、冷静に問題が判るよね

・課題解決方法策を書かなくてはならず、解決方法が生まれます。

山田係長
他の人に引き継ぐため、誰もがわかる解決方法を示さないとならないため、それまで、うやむやにしていた事の解決方法が生まれます。

・自分の今まで行ってきた事がわかります。
 これまでの行ってきた事が、良かったのか、悪かったのかを分析、感じる事ができ、
 次への成長につながります。

山田係長
この今まで行ってきた事を振り返るのが一番重要かもしれません。

② 事業を確実に継続・成長させる手段

新人 仁さん
この「事業を継続や成長という意味はわからないんですけど。引継書ですよ。

・急な配置転換、職場移動でも、後の人に、迷惑を掛けずスムーズに引継が完了出来ます。

山田係長
急な職場移動は良くあります。この時に自分が抱えていた問題を早く解決しないと、事業に悪い影響を与える場合があります。事業継続には早い対応が必要な事です。

・既存の顧客にも、担当が代わる事で生じる問題を避け、顧客に迷惑を掛けません。

山田係長
これまで信頼関係のあった顧客とも、引き続き取引を出来る良い関係が継続します。その継続が将来の事業成長につながるケースが多いですね。

・引き継いだ途端に、取引がなくなる事を避ける

山田係長
よくあるケースで、営業担当が代わって引継がなく、顧客が怒って他社へ切り替える話しはたくさんあります。

一番注意する点は、これまでの仕事を自分で行いたかったのに、業務を代わらせられる事に怒りを持つケースがあり、何も引継せずに代わっていく人もいます。

これは、気持ちはわかりますが、事業から見ると完全に悪い方向になります。

事業が悪くなれば、個人の給与に跳ね返ってきます。

山田係長
誰もが嫌な転勤の場合は、引継書を書きたくありませんし、適当に書きます。そのため、事前に書いておけば、この問題も解決されます。

「立つ鳥跡を濁さず」です。

飛ぶ鳥跡を濁さずとは、立ち去る者は、自分のいた場所を汚れたままにせず、きれいにしてから行くものだといういましめ。また、引き際はきれいであるべきということ。

引用:故事ことわざ辞典  立つ鳥跡を濁さず

3、引継書の書き方は

新人 仁さん
引継書の大切さはわかりましたけど、実際にどうやって引継書を書けばいいんですか。

山田係長
簡単だよ。例を見てね。

① 引継者に歓迎されない引継書(営業の例)

・単純に日付を書いて、顧客名と、今の営業内容の問題点だけを書いている場合

・顧客の名刺をコピーして貼り付けて、内容がない引継書
 *実際にあって驚きました。

自分で勝手に思っている事だけを書き、自分はしっかりやっていると
 
書いている引継書

間違いの大きな原因は、その顧客に営業を行なっている人のみが、わかる情報で
ある事が多く、初めてその顧客に営業する人には全くわかりません。

例えば、下記の様な感じです。

日付 顧客 現状 内容
8月12日 A社 取引継続 フォローをしているが納期遅れが多い
8月17日 B社 数量が減っている 頑張って購買と仲良くしているが、増えない

引継書は非常に重要で、引継書によって、その人は出来ないというレッテルを貼られます。

逆に上司の立場から言うと、引継書を見れば、その人が出来るかどうかは簡単にわかります。

これは業務引継書だけでなく、業務の経緯書も同じです。

新人 仁さん
僕が書いたみたいな例ですね。確かに他の人には何が問題なのか、わかりませんよね。

② 良い引継書

新人 仁さん
じゃあ、どんな引継書が良い引継書ですか。

山田係長
実は良い引継書は、ものすごく簡単なんだよ。


・良い引継書: それは事実だけを書く事です。

日付
(記入日)
顧客 担当 売上 取引条件 課題 対応
2018年2月5日 A社 購買○○主任 上期○○円 月末締切翌月
末現金

○○製品が顧客シェアの60%、 シェアアップには価格要望○○円

2月28日迄に価格

見積提出

①の引き継者に歓迎されない例と比べて、主観が入っていないので、引継者や上司が見ても、
その後の対応ができます。

新人 仁さん
僕は、顧客の言われた事や、事実を忘れがちなんですけど・・・

山田係長
メモを取ってね。事実だけのメモね。

単なる引継書ですが、この引継書を毎月更新し、現状の課題を把握し、課題解決することで
仕事力もアップします。

また、引継書だけではなく、上司や引継者に説明する場合も、同様に事実のみを説明することを心掛ければ、相手の理解は早くなり、あなたは仕事が出来る人に変身します。

新人 仁さん
引継書は何ヶ月毎に書けばいいんですか?

山田係長
理想は3ケ月に1度だけど、半年に1度でもいいよ。それ以上の期間は、業務内容が変化しているからね。何月に引継書を更新するか自分で決めればいいよ。

4、まとめ

・今すぐ引継がなくても、引継書を書けば仕事力があがる
1、引継書は、引継者に素人でもわかるように説明する事
2、引継書を書く理由は 
  ①課題解決の手法 ②事業の継続・成長の手段
3、引継書は事実のみ書く

山田係長
仁、わかったら早く引継書を書いてね。

新人 仁さん
山田さんの言われた通り、引継書を書きました。何だか自分が出来る人になった気がします。

この自己満足も仕事の自信をつける上で、重要です。

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