営業マン向け 顧客の前で自信が持てるボールペン

高級感があり、安価なボールペンを求め続けた結果、ついに見つけました。

絶品 Filare フィラーレ だ !

「業務引継書」を今すぐ書いて、仕事力を上げる方法

 

今、引継ぎがない場合でも、業務引継書を書きます。

業務引継書を書くと、自然と自分の仕事力が上がります。

 

新しい仕事に代わっても、直ぐに引継書を書くことにより、課題が明確になり
課題解決の対応策を誰よりも早く出来ます。

 

営業の場合では、営業力が上がり、営業成績が良くなり、出世します。

 

新入社員 仁
新入社員 仁

山田さん、引継書って書くのが面倒なんですけど

 

山田係長
山田係長

仁、引継書を書くことは本当に重要だよ。引継書は問題解決方法の手段でもあるからね。

 

新入社員 仁
新入社員 仁

わかりましたよ。書きますよ。ところで、引継書って実際はどんなものですか?

 

 

スポンサーリンク

1、引継書とは

 

今行っている業務を、他の誰かに引き継ぐ「業務引継書」の事

 

① 一般的に引継書を書くケース

 

・自分が職場移動で業務が他の人に代わる場合
・自分が転職をして、他の人に今の仕事を任せるケース
・職場は同じでも、担当業務が代わるケース
・職場に新たな人が来て、自分と一緒に業務を行うケース

② 業務引継書の内容とは

 

・今行っている業務の事柄を相手に伝える事
・業務の流れや順番を、素人にでもわかるように伝える事
・営業であれば、顧客との自社の関係や、面会する顧客の名前、役職、仕事内容等を
を伝える事
・現在の業務の課題を相手に伝える事
課題解決の途中であっても、これまでの経緯や背景、今後の解決方法を伝えます

 

新入社員 仁
新入社員 仁

山田さん、僕の業務は今のままなんですけど、何故、引継書を書かなくてはいけないんですか?

 

 

2、引継書を引き継がないのに作成する意味は?

 

山田係長
山田係長

その意味はね。大きく2つあるんだよ。

 

① 課題解決の手法

 

・今の営業の課題が客観的に何かわかります。

 

山田係長
山田係長

引継書だから、客観的に書かなくてはならないので、冷静に今の問題が判るよね

 

・引継書は課題解決方法策を書かなくてはならず、解決方法が生まれます。

 

山田係長
山田係長

他の人に引き継ぐため、誰もがわかる解決方法を示さないとならないため、それまで、うやむやにしていた事の解決方法が生まれます。

 

・自分の今まで行ってきた業務がわかります。

これまでの行ってきた事が、良かったのか、悪かったのかを分析、感じる事ができ、次への成長につながります。

 

 

山田係長
山田係長

今まで行ってきた事を振り返るのが、引継書は一番重要かもしれません。

② 事業を確実に継続・成長させる手段

 

新入社員 仁
新入社員 仁

この「事業を継続や成長という意味はわからないんですけど。引継書ですよ。

 

・急な配置転換、職場移動でも、後の人に、迷惑を掛けずスムーズに引継が完了出来ます。

 

山田係長
山田係長

急な職場移動は良くあります。この時に自分が抱えていた問題を早く解決しないと、事業に悪い影響を与える場合があります。事業継続には早い対応が必要な事です。

 

・既存の顧客にも、担当が代わる事で生じる問題を避け、顧客に迷惑を掛けません。

 

山田係長
山田係長

これまで信頼関係のあった顧客とも、引き続き取引を出来る良い関係が継続します。その継続が将来の事業成長につながるケースが多いですね。

 

・引き継いだ途端に、取引がなくなる事を避ける

 

山田係長
山田係長

よくあるケースで、営業担当が代わって引継がなく、顧客が怒って他社へ切り替えられる話しはたくさんあります。

 

 

一番注意する点は、今の仕事を自分で行いたかったため、業務の交代に怒りを持ち、何も引継せずに代わっていく人もいます。

 

これは、気持ちはわかりますが、事業から見ると完全に悪い方向になります。

事業が悪くなれば、個人の給与に跳ね返ってきます。

 

山田係長
山田係長

誰もが嫌な転勤の場合は、引継書を書きたくありませんし、適当に書きます。そのため、事前に書いておけば、この問題も解決されます。

 

「立つ鳥跡を濁さず」です。

 

飛ぶ鳥跡を濁さずとは、立ち去る者は、自分のいた場所を汚れたままにせず、きれいにしてから行くものだといういましめ。また、引き際はきれいであるべきということ。

引用:故事ことわざ辞典  立つ鳥跡を濁さず

 

3、引継書の書き方は

 

新入社員 仁
新入社員 仁

引継書の大切さはわかりましたけど、実際にどうやって引継書を書けばいいんですか。

山田係長
山田係長

簡単だよ。良い引継書と悪い引継書の例を見てね。

 

 

① 引継者に歓迎されない引継書(営業の例)

 

 

単純に日付を書いて、顧客名と、今の営業内容の問題点だけを書いている場合

 

・顧客の名刺をコピーして貼り付けて、全く内容がない引継書
*実際にあって驚きました。

 

・自分で勝手に思っている事だけを書き、自分はしっかりやっていると書いて、自分をアピールしているだけの引継書

 

間違いの大きな原因は、その顧客に営業を行なっている人のみが、わかる情報である事が多く、初めてその顧客に営業する人には全くわかりません。

 

例えば、下記の様な感じです。

 

日付顧客現状内容
8月12日A社取引継続フォローをしているが納期遅れが多い
8月17日B社数量が減っている頑張って購買と仲良くしているが、増えない

 

引継書は非常に重要で、引継書によって、その人は出来ないというレッテルを貼られます。

 

逆に上司の立場から言うと、引継書を見れば、その人が出来るかどうかは簡単にわかります。

 

これは業務引継書だけでなく、業務の経緯書も同じです。

 

新入社員 仁
新入社員 仁

僕が書いたみたいな例ですね。確かに他の人には何が問題なのか、わかりませんよね。

 

② 良い引継書

 

新入社員 仁
新入社員 仁

じゃあ、どんな引継書が良い引継書ですか。

山田係長
山田係長

実は良い引継書は、ものすごく簡単なんだよ。

 


・良い引継書: それは事実だけを詳しく書く事です。

 

日付
(記入日)
顧客担当売上取引条件課題対応
2018年2月5日A社購買○○主任上期○○円月末締切翌月
末現金
○○製品が顧客シェアの60%、 シェアアップには価格要望○○円2月28日迄に価格

見積提出

 

 

①の引き継者に歓迎されない例と比べて、主観が入っていないので、引継者や上司が見ても、
その後の対応ができます。

 

新入社員 仁
新入社員 仁

僕は、顧客の言われた事や、事実を忘れがちなんですけど・・・

 

山田係長
山田係長

メモを取ってね。事実だけのメモね。

 

単なる引継書ですが、この引継書を毎月更新し、現状の課題を把握し、課題解決することで
仕事力もアップします。

また、引継書だけではなく、上司や引継者に説明する場合も、同様に事実のみを説明することを心掛ければ、相手の理解は早くなり、あなたは仕事が出来る人に変身します。

 

新入社員 仁
新入社員 仁

引継書は何ヶ月毎に書けばいいんですか?

 

山田係長
山田係長

理想は3ケ月に1度だけど、半年に1度でもいいよ。半年以上は、業務内容が変化しているからね。

 

 

4、まとめ

 

・今すぐ引継がなくても、引継書を書けば仕事力があがる
1、引継書は、引継者に素人でもわかるように説明する事
2、引継書を書く理由は
①課題解決の手法 ②事業の継続・成長の手段
3、引継書は事実のみ書く

 

山田係長
山田係長

仁、わかったら早く引継書を書いてね。

新入社員 仁
新入社員 仁

山田さんの言われた通り、引継書を書きました。何だか自分が出来る人になった気がします。

 

この自己満足も仕事の自信をつける上で、重要です。

スポンサーリンク
営業マン向け自信が持てる価値あるボールペン
高級感があり、安価なボールペンを探し続けた結果、ついに発見。ゼブラ製フィラーレ!
サラリーマンの働き方
スポンサーリンク
サラリーマン営業のスペシャリスト  725mk