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初心者向け、嫌な苦手な資料作成の気持を軽くする方法

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やりたくない資料の作成方法を簡単にできる方法を紹介します。

苦手な資料の作成は必ずありますが、次の方法で簡単に資料を作成していきます。

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資料作成方法名称 : 芋づる式資料作り

1日目(1週間で資料作成を行う場合) 

Power Pointであれば、題名を書いて、求められるページ数と題名のページをコピーします。 エクセル等でも同じです。

たった、これだけで1日目終了です。

理由は:

人間は心理的障害がはたらくと、ぎりぎりまで引き伸ばして、一気にやろうと考えます。

しかし、その間、また、やらなくてはという心理的障害が働きます。

特にスタートをするという障害が一番大きいのが普通です。

そのため、まず、題名と自分の名前を書けば、その資料完成度合いは0ではなくなりますので少し安心します。

2日目 次に目次を書きます

間違ってもいいので、目次に書くことにより、流れをつかみます

この場合は、わからないものは、目次の数字だけかいて、飛ばして書きます。

これで、2日目終了です。

*完璧を求める人もいるでしょうが、嫌な仕事であればある程、先へ進めません。

まず、間違っても先に進むのが大事です。

3日目 書けるページから記入する

順番は問いませんので、書けるページから、1パージを書いてみます。

この1ページも、完全でなくて大丈夫です。

3日目終了です。

*書けるページというのは、自分が知っている、得意な処から書くものです。

得意なものであれば、書くのは不得意なものより早くなります。

そうすれば、既に資料完成度合いは、20%程度になり、知らない間に一部ができあがっています。

4日目 不得意なページの粗書きを行います

残りのページを1文章でも1つの図を貼り付けでもいいので、判るところから、埋めていきます。

全ページを、空白が全くないように書いていきます。

1文字でもOKです。

4日目終了です

*資料を埋めるのに別の資料から数字を探さなくてはいけないので、結局できないケースがありますが、その部分はまず飛ばし ましょう。

細かく数字を探す場合は、昼間であれば、電話やメールで追われている人は、更にに中途半端になって、進めない症候群になるものです。

数字調査などは、できるだけ、朝か夜か、昼食時間に行うのがベストです。

ここで、資料完成度合い 40%になりました。

5日目 粗書き後、再度、全体を眺めます

全体を見ることにより、順番がばらばらであったり、文章の流れが、違っている事に気づきます。

ここで、ページの入れ替えや文章の校正(出来ている部分のみです)を行います。

5日目終了です

*5日目は、ある程度資料が出来上がっているので全体像が把握でき、資料の言いたいことが自分でわかるようになります。

さあ、後は完成させるだけです。ここで資料完成度合い 60%です。

【中間のPoint時点の確認方法】

上司がよく書き直しを命じる人の場合は、この時点で確認を取るのが確実です。

完成して、確認後、書き直しを命じられる事はよくあります。

つまり、作成依頼者の意図を再度確認を行うのです。

最初に行っても、作成依頼者もわかっていない場合も多く、ヒントをだせないのですが、ある程度出来上がっていれば、考えがクリアになるので、指摘がしやすくなります。

6日目 全部の資料をすべて埋めます

ここは、踏ん張り時で、残りの空白部分を埋めていきます。

そして、全体の流れを掴んで、校正します。

こういうと難しそうですが、資料が埋められているので心理的障害は少なくなっており、意外と簡単にできます。

6日目終了です。

7日目 さあ、完成です

あとは、行ズレやフォントの変更・削除、レイアウトなどの最終チェックを行えば、終わりです。

7日目終了です=資料完成です

1週間でなくても、1日で作成する場合も時間割をして同じように進めます。

また、一つPower Pointの例を作成しておくと便利です。

それを変更するだけで簡単にできます。

その例も、自分が気に入った資料を貰いましょう。

それから、自分風に変更すればOKです。

資料作成は嫌なものですが、芋づる方式で簡単に作成できます。

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